We willen onze deelnemers een zo vriendelijk mogelijke inschrijfmodule aanbieden, dankzij Atleta kan dat!
Le Champion
Een interview met Jamilla Ladoex de Fretes. Teamleider Klantcontact en ICT bij Le Champion.
Le Champion is stiekem een van de grootste organisatoren van sportevenementen ter wereld. Jaarlijks organiseert Le Champion 60 evenementen met bijna 300.000 deelnemers. Doordat Le Champion vooral de evenementen en deelnemers centraal stelt in haar communicatie is de omvang van de organisatie bij het grote publiek onbekend.
Dat geldt natuurlijk niet voor de Dam tot Damloop, de TCS Amsterdam marathon, Egmond Pier Egmond en de Zandvoort Circuit Run. Stuk voor stuk top events met een enorme bekendheid en tienduizenden nationale en internationale deelnemers.
Na een grondige voorbereiding en heroriëntatie besloot Le Champion 2 jaar geleden de overstap te maken naar Atleta in combinatie met het CRM/CMS systeem One Community.
Jamilla, begeleidde de transitie naar Atleta en is verantwoordelijk voor het contact met Atleta en de doorontwikkeling van Le Champion wensen met de developers van Atleta.
“Twee jaar geleden besloten we om ons heen te kijken of de registratie van onze deelnemers niet beter kon. In die zoektocht kwamen we uit bij Atleta.”
Le Champion
“11 jaar geleden ben ik als stagiair begonnen bij Le Champion en viel met mijn neus in de boter met het ondersteunen van een fantastisch evenement: De Plus Wandel Vierdaagse van Alkmaar. Eén groot feest, vier dagen lang de leukste festiviteiten met behoorlijk wat logistieke uitdagingen. Ik ben niet meer weggegaan bij Le Champion, een ontzettende leuke club mensen dat voelt als familie. We zijn een stichting zonder commercieel doel. We organiseren super mooie evenementen waarbij alles draait om de beleving van de deelnemers. Ik haal zoveel energie uit de evenementen, de blije gezichten van de deelnemers en het platform dat wij bieden om mensen in beweging te krijgen. Super mooi om te zien.”
Atleta en Le Champion
Le Champion ging niet over één nacht ijs en bereidde de transitie van hun bestaande systemen zeer zorgvuldig voor. Het is immers niet niks om 60 evenementen over te zetten naar een nieuw registratiesysteem in combinatie met One Community waar de websites en het CRM opdraait. Corona zette een streep door alle evenementen van Le Champion na 14 maart 2020. Rampzalig natuurlijk maar het zorgde tegelijkertijd voor dat er meer tijd kwam om alle evenementen in 2021 over te zetten. De transitie is dan ook een feit. Alle evenementen zijn inmiddels over op Atleta en One Community.
“Twee jaar geleden besloten we om ons heen te kijken of de registratie van onze deelnemers niet beter kon. Belangrijke doelen: meer gebruiksgemak voor de deelnemers en een backend systeem dat ons administratief ontlast. In die zoektocht kwamen we uit bij Atleta. We zochten een partner die met ons door willen ontwikkelen. De digitale ontwikkelingen staan immers niet stil. Atleta heeft een jong team die dezelfde filosofie aanhangt. Het systeem is constant in ontwikkeling mede door onze input en een uitgebreide wensenlijst. Bij Atleta draait het net als bij ons om de deelnemer en dat zie je duidelijk terug op het platform met features die het de deelnemers makkelijk maken om te registreren en om wijzigingen online door te voeren zonder onze tussenkomst.”
“Persoonlijk word ik heel blij van het deelnemers dashboard. Super handig voor deelnemers om dingen aan te passen of bij te bestellen. Dat ontlast onze support afdeling.”
Atleta features en functionaliteiten
Met Atleta kan oneindig veel meer dan alleen de inschrijving en de betaling afwikkelen. Elke klant heeft zo zijn specifieke eisen en wensen. Doordat Atleta zich specifiek richt op sportevenementen zijn nieuwe features vaak ook van meerwaarde voor alle klanten. Misschien niet direct maar dan toch in de toekomst. Le Champion is een belangrijke partner van Atleta en niet alleen qua omvang. De goede samenwerking om nieuwe features te ontwikkelen, maakt het werk voor Le Champion efficiënter en is dan ook beschikbaar voor alle klanten van Atleta.
“Persoonlijk word ik heel blij van het deelnemers dashboard. Super handig voor deelnemers om dingen aan te passen of bij te bestellen. Dat ontlast onze support afdeling. Wat ook handig is dat deelnemers inloggen zonder wachtwoord, wel veilig uiteraard via het emailadres dat in de Atleta database staat in combinatie met de deelnemer. Integratie met onze administratie is natuurlijk super belangrijk. Door de automatische facturering, verwerking betalingen en het versturen van herinneringen zorgt Atleta ook voor veel minder druk op onze administratie ten opzichte van de tijd voor Atleta. Top dus!
Wij hebben een ontwikkelingslijst die organisch groeit. Binnen die lijst bepalen we de prioriteiten die gelukkig ook altijd overeenkomen met die van de Atleta developers. De samenwerking met Atleta is echt fijn. Die aanpassingen zijn kosteloos en maken onderdeel uit van onze samenwerking. We hebben één accountmanager en aanspreekpunt, daar bellen we mee, appen, mailen, via de supportdesk of spreken fysiek af voor grotere aanpassingen.
We organiseren liever evenementen dan dat we ze afzeggen. Corona heeft er voor gezorgd dat we tienduizenden deelnemers moesten terugbetalen doordat hun evenement niet doorging. Vanuit Atleta was dat snel voor elkaar!”
Marketing en sales
Atleta en One Community zijn afzonderlijke systemen die samen een sterke combi vormen om de marketing & sales van sportevenementen optimaal in te zetten. Le Champion koos voor deze optie om een boost te geven aan hun marketingactiviteiten en performance van hun evenementen websites.
“Via Atleta schrijven alle deelnemers zich in en automatisch verschijnen deze inschrijvingen in ons CRM systeem van One Community. Ons CRM systeem is de basis voor vervolgcommunicatie met de deelnemers. We weten of ze aan meerdere edities mee doen of in het verleden hebben meegedaan. Met mails en segmentatietechnieken stemmen we de communicatie hierop af. Altijd goed om je deelnemers de herkenning en erkenning te geven die ze verdienen. Je spreekt een deelnemer die al 10 jaar meegaat en/of lid is van onze vereniging anders aan dan een nieuwe deelnemer. En we zijn internationaal, dus stemmen we de taal af op de herkomst van de deelnemer. De CMS applicatie van One Community gaf ons ook direct de mogelijkheid de evenementen websites opnieuw mobile first vorm te geven voor een nog betere aansluiting op onze marketing en sales van de diverse Le Champion evenementen.”
Nieuwe ontwikkeling
Atleta ontwikkelt zich voortdurend. Insteek is dat het systeem nooit af is. Inzichten wijzigen en marketing vraagt om een dynamische opstelling van de Atleta developers. De komende weken en maanden komen er nog substantiële aanpassingen aan, mede op initiatief van Le Champion.
“We zijn nu bezig om via Atleta het toewijzen van startbewijzen te optimaliseren. Best complex omdat we moeten rekening houden met leden, specifieke starttijden, eindtijden bij de marathons van deelnemers , specifieke wedstrijdonderdelen en wel of geen onderdeel van een business team. Atleta is vrij ver met onze tijdregistratie partner om een en ander te integreren zonder exports om fouten te voorkomen. Volgende stap is verduurzaming van onze evenementen door bijvoorbeeld alleen nog met digitale toewijzingen (QR-codes) te werken. Binnen Atleta wordt er hard gewerkt om de scan applicatie te voltooien die praat met ons Atleta database. Super klantvriendelijk en zeer efficiënt om onze deelnemers stromen op locatie te managen en snel af te wikkelen.
We zijn bij Le Champion best blij met Atleta ;) ”
