Nous voulons offrir à nos participants un module d'inscription aussi convivial que possible, grâce à Atleta, c'est possible !
Le Champion
Un entretien avec Jamilla Ladoex de Fretes. Chef d'équipe Service client et informatique chez Le Champion.
Le Champion est secrètement l'un des plus grands organisateurs d'événements sportifs au monde. Chaque année, Le Champion organise 60 événements avec près de 300 000 participants. En mettant surtout l'accent sur les événements et les participants dans sa communication, la taille de l'organisation est inconnue du grand public.
Cela ne s'applique évidemment pas à la Dam tot Damloop, au marathon de TCS Amsterdam, à Egmond Pier Egmond et à la Zandvoort Circuit Run. Chacun de ces événements est très connu, rassemblant des milliers de participants nationaux et internationaux.
Après une préparation et une réorientation approfondies, il y a 2 ans, Le Champion a décidé de passer à Atleta en combinaison avec le système CRM/CMS One Community.
Jamilla a guidé la transition vers Atleta et est responsable du contact avec Atleta ainsi que du développement des souhaits de Le Champion avec les développeurs d'Atleta.
Il y a deux ans, nous avons décidé de jeter un œil pour voir si l'inscription de nos participants pouvait être améliorée. Dans cette recherche, nous sommes tombés sur Atleta.
Le Champion
Il y a 11 ans, j'ai commencé en tant que stagiaire chez Le Champion et j'ai eu la chance de soutenir un événement fantastique : la Plus Wandel Vierdaagse d'Alkmaar. Une véritable fête, quatre jours de festivités avec des défis logistiques considérables. Je n'ai plus quitté Le Champion, un groupe de personnes très agréable qui ressemble à une famille. Nous sommes une fondation à but non lucratif. Nous organisons de très beaux événements où tout tourne autour de l'expérience des participants. Je puise tellement d'énergie dans les événements, le sourire des participants et la plateforme que nous offrons pour inciter les gens à bouger. C'est tellement beau à voir.
Atleta et Le Champion
Le Champion n'a pas pris de décision à la légère et a soigneusement préparé la transition de ses systèmes existants. Il n'est en effet pas facile de transférer 60 événements vers un nouveau système d'inscription combiné à One Community, sur lequel reposent les sites web et le CRM. Le Covid a mis fin à tous les événements de Le Champion après le 14 mars 2020. C'était bien sûr désastreux, mais cela a également permis d'avoir plus de temps pour transférer tous les événements en 2021. La transition est donc un fait accompli. Tous les événements sont désormais sur Atleta et One Community.
Il y a deux ans, nous avons décidé de nous tourner vers une meilleure manière d'inscrire nos participants. Objectifs clés : offrir plus de convivialité aux participants et disposer d'un système backend qui nous soulage sur le plan administratif. C'est dans cette optique que nous nous sommes tournés vers Atleta. Nous recherchions un partenaire prêt à évoluer avec nous, car les développements numériques ne cessent de progresser. Atleta dispose d'une équipe jeune partageant la même philosophie. Le système est en constante évolution grâce à nos contributions et une longue liste de souhaits. Chez Atleta, tout comme chez nous, l'accent est mis sur le participant, ce qui se reflète clairement sur la plateforme avec des fonctionnalités facilitant grandement l'inscription et la gestion des modifications en ligne, sans notre intervention.
« Personnellement, je suis très content du tableau de bord des participants. Très pratique pour les participants pour modifier des choses ou commander davantage. Cela soulage notre service de support. »
Atleta features et fonctionnalités
Avec Atleta, vous pouvez faire beaucoup plus que simplement gérer l'inscription et le paiement. Chaque client a ses propres exigences et souhaits. Parce qu'Atleta se concentre spécifiquement sur les événements sportifs, de nouvelles fonctionnalités sont souvent également bénéfiques pour tous les clients. Peut-être pas directement, mais bien dans le futur. Le Champion est un partenaire important d'Atleta, non seulement en termes de taille. La bonne collaboration pour développer de nouvelles fonctionnalités rend le travail de Le Champion plus efficace et est donc disponible pour tous les clients d'Atleta.
« Personnellement, le tableau de bord des participants me rend très heureux. Très pratique pour les participants pour modifier ou commander des articles supplémentaires. Cela soulage notre service d'assistance. Il est également pratique que les participants puissent se connecter sans mot de passe, bien sûr en toute sécurité via l'adresse e-mail figurant dans la base de données Atleta en combinaison avec le participant. L'intégration avec notre administration est bien sûr très importante. Grâce à la facturation automatique, au traitement des paiements et à l'envoi de rappels, Atleta soulage également considérablement notre administration par rapport à avant l'arrivée d'Atleta. Parfait donc ! »
Nous avons une liste de développement qui évolue de manière organique. Au sein de cette liste, nous définissons les priorités qui correspondent heureusement toujours à celles des développeurs d'Atleta. La collaboration avec Atleta est vraiment agréable. Ces adaptations sont gratuites et font partie de notre collaboration. Nous avons un gestionnaire de compte unique et un point de contact, avec qui nous parlons, envoyons des messages, envoyons des e-mails, utilisons le support ou convenons de rendez-vous pour des modifications majeures.
Nous préférons organiser des événements plutôt que de les annuler. Le Covid nous a obligés à rembourser des dizaines de milliers de participants car leur événement n'a pas eu lieu. Grâce à Atleta, c'était vite fait ! »
Marketing et ventes
Atleta et One Community sont des systèmes distincts qui forment ensemble une combinaison solide pour optimiser le marketing et les ventes d'événements sportifs. Le Champion a choisi cette option pour donner un coup de fouet à ses activités marketing et à la performance de ses sites web d'événements.
« Via Atleta, tous les participants s'inscrivent et ces inscriptions apparaissent automatiquement dans notre système CRM de One Community. Notre système CRM est la base pour la communication ultérieure avec les participants. Nous savons s'ils ont participé à plusieurs éditions ou dans le passé. Avec des e-mails et des techniques de segmentation, nous adaptons la communication en conséquence. Il est toujours bon de donner à vos participants la reconnaissance qu'ils méritent. Vous abordez un participant qui participe depuis 10 ans et/ou est membre de notre association différemment d'un nouveau participant. Et nous sommes internationaux, donc nous adaptons la langue à l'origine du participant. L'application CMS de One Community nous a également permis de redessiner immédiatement les sites web des événements en mettant l'accent sur le mobile pour une meilleure intégration à nos activités marketing et ventes des divers événements Le Champion. »
Nouveau développement
Atleta se développe en permanence. L'approche est que le système ne soit jamais terminé. Les perspectives changent et le marketing exige une approche dynamique des développeurs d'Atleta. Au cours des prochaines semaines et mois, il y aura encore des ajustements substantiels, notamment à l'initiative de Le Champion.
« Nous travaillons actuellement à l'optimisation de l'attribution des dossards via Atleta. Assez complexe car nous devons tenir compte des membres, des horaires de départ spécifiques, des heures d'arrivée aux marathons des participants, des épreuves spécifiques et de la participation ou non à une épreuve d'équipe d'entreprise. Atleta est bien avancé avec notre partenaire de chronométrage pour intégrer tout cela sans exportation pour éviter les erreurs. La prochaine étape est la durabilité de nos événements, par exemple en ne travaillant qu'avec des attributions numériques (codes QR). Au sein d'Atleta, un travail intense est en cours pour finaliser l'application de scan qui communique avec notre base de données Atleta. Très convivial pour les clients et très efficace pour gérer et traiter rapidement nos flux de participants sur place.
Nous chez Le Champion sommes très satisfaits d'Atleta ;) »
