Avec Atleta, nous avons opté pour une refonte totale de nos événements.
International Cycling Events
Un entretien avec Carlo van Nistelrooy. Directeur de International Cycling events, président de Bikewriters, vieux rocker et bon cycliste.
Carlo est un marketeur dans l'âme, ayant acquis beaucoup d'expérience en tant qu'éditeur aux Pays-Bas et à l'étranger. En tant que participant avec les Bikewriters au Tour for Life, il s'est dit : super événement, mais qu'en est-il des cyclistes qui ne roulent pas pour une bonne cause ?
Peu de temps après, il a pris contact avec Bert Cocu d'Emolife et le premier événement 'The Ride' était un fait accompli. Carlo et Bert ont créé ensemble la fondation International Cycling, sous laquelle figurent désormais des événements tels que The Ride, The Ride Pyrénées, The Ride Dolomites, The Ride Gravel, Gravel Fest, LtD Gravel Raid, Flandres Gravel et Meewind Koers. Une impressionnante liste, et ce qui attire surtout l'attention, c'est la part d'événements gravel.
« Nous avons rapidement réalisé que le gravel avait un avenir dans le cyclisme. Nous avons pris contact avec Laurens ten Dam et avons créé le LtD Gravel Raid. »
"Oui, c’est exact, nous avons rapidement réalisé que le gravel était l’avenir du cyclisme. Nous sommes entrés en contact avec Laurens ten Dam et avons créé LtD Gravel Raid. Un week-end plein de plaisir sur les chemins de gravier, avec de la bonne nourriture, des boissons et des divertissements. Une expérience totalement différente du cyclisme. Pas cette sérieux que peuvent avoir les coureurs cyclistes, mais juste s'amuser. Cela a immédiatement séduit. En plus des premiers adeptes, des coureurs cyclistes à la recherche de plus de liberté, de nature et moins de circulation ont également participé. Mon rôle est également différent. Chez The Rides, je suis surtout le 'Directeur de course' et donc très visible pour les participants sur la route et lors des soirées.
Ma tâche principale avant les événements consiste principalement à stimuler et à encadrer les différents événements. Je suis responsable de la stratégie marketing avec les marketeurs d'Emolife et également du recrutement et de la fidélisation des sponsors. Car sans sponsors, il n'est pas possible d'organiser nos beaux événements."
Le commencement
Tout commence par la passion. Carlo est un cycliste doué qui participe de temps en temps à des courses. Après une longue carrière en tant qu'éditeur (international), il a décidé de changer de cap. Il a plongé dans l'inconnu, a fondé International Cycling Events et a fait de son plus grand passe-temps son métier."
"J'ai décidé de collaborer avec Emolife qui avait déjà beaucoup d'expérience dans l'organisation et le marketing d'événements cyclistes de plusieurs jours pour des œuvres caritatives, dont KiKa. Nous n'avions pas besoin de personnel ni de réinventer la roue. Jusqu'à aujourd'hui, ce choix fonctionne parfaitement et nous travaillons aux côtés de quelques professionnels embauchés et de nombreux bénévoles passionnés."
En ligne
Imaginer un événement cycliste, c'est une chose, obtenir des participants en est une autre. Vous les trouverez surtout en ligne grâce à des campagnes marketing ciblées sur les bonnes cibles. Pour cela, la Fondation ICE travaille avec les spécialistes du marketing en ligne d'Emolife et ICE utilise les outils One Community (CRM) et Atleta pour soutenir ces efforts.
"Dès le début, nous avons opté pour un bon système CRM et un outil convivial d'inscription en ligne. C'est extrêmement important pour gérer vos prospects et les convertir en participants. Au début, nous avons utilisé One Community en combinaison avec des formulaires en ligne, puis nous avons migré vers Atleta pour l'inscription. Un produit également proposé par les créateurs de One Community. Nous n'avons jamais regretté car nous avons pu segmenter, analyser et faire de meilleurs choix entre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. De plus, nous offrons de nombreuses possibilités de mise à niveau à nos participants, cela doit être facile et convivial pour notre administration. Il est vraiment difficile de placer de manière durable un bon événement cycliste sur le marché. Après tout, vous voulez que l'événement perdure et se développe. Généralement, nous y arrivons, mais parfois ça ne fonctionne pas bien sûr. Cela fait partie du jeu."
La course
Un parcours à vélo de la Stelvio à Valkenburg en 8 jours est la grande attraction de la Fondation ICE. En 2022, le peloton roulera pour la première fois du Ventoux à la Cauberg et en raison de tous les problèmes liés au Covid, l'édition 2020/2021 se déroulera depuis les Alpes françaises. The Ride a déjà acquis une certaine réputation dans le monde du vélo. En tant que cycliste, vous devez vraiment avoir fait ce voyage une fois.
"Avec du recul, je suis plutôt fier de cet événement et de ce que nous avons réalisé avec le sponsor principal Shimano et les autres sponsors. Une organisation bien rodée qui permet surtout aux participants de rouler sur les plus beaux itinéraires et de se décharger de tout le reste. Vous n'avez qu'à pédaler et profiter."
Kim Cocu, gestionnaire d'événements senior pour tous les événements ICE, ancienne athlète de haut niveau, anciennement gestionnaire d'événements pour des événements de bienfaisance tels que le Tour for Life et le Marathon Run for KiKa. Elle possède un beau vélo de course mais n'a plus beaucoup de temps pour en faire en raison de son emploi du temps chargé.
Atleta
“Depuis peu, je travaille également avec Atleta. En raison de ma grossesse de jumeaux, j'ai commencé un peu plus tard. Ce qui me frappe immédiatement, c'est la convivialité par rapport aux possibilités d'inscription de One Community. Vous avez un excellent aperçu de tous les événements et éditions. Pas négligeable car nous avons beaucoup de participants réguliers. La nouvelle fonctionnalité d'Atleta qui améliore encore l'intégration avec votre site d'événements était un peu déconcertante au début, mais c'est génial. Vous restez simplement dans l'environnement de votre site et Atleta s'adapte bien au style et à la palette de couleurs de nos sites.
Ce qui est également important pour moi, c'est qu'Atleta a également bien réglementé tout ce qui concerne la vie privée. Atleta travaille avec de grandes entreprises comme le Marathon d'Amsterdam et la Dam tot Damloop. Cela donne un sentiment de sécurité alors que nous nous concentrons sur le marketing et l'organisation de nos différents événements.
Améliorations et produits
Les événements ne consistent plus simplement à bien gérer les inscriptions. Il s'agit également de proposer des améliorations, des produits et des possibilités, par exemple de transférer votre ticket à une autre personne ou de l'annuler sous certaines conditions.
« Lors de nos événements, nous proposons une multitude de combinaisons de tickets et d'améliorations. Cela nous a demandé énormément de temps, de recherche et d'administration pour Atleta. Avec Atleta, tout est bien organisé, ce qui nous fait gagner tellement de temps ! ».
Partenaires et sponsors
Les partenaires et les sponsors sont importants lors des événements ICE. Ils reçoivent souvent des billets et des forfaits VIP dans le cadre du sponsoring.
« Ce qui rend nos partenaires et sponsors heureux, c'est la possibilité pour eux de gérer directement les tickets pour leurs relations dans Atleta. Pensez également aux codes de réduction, etc.
Et ce qui me rend très heureux, ce sont les fonctionnalités telles que les acomptes, pratiques car nous vendons des tickets d'une valeur de 1500 €. Tout le monde ne peut pas les payer en une fois. Les participants reçoivent automatiquement des demandes de paiement étalées. Nous travaillons beaucoup avec des périodes Earlybirds, Atleta ajuste automatiquement le prix, je n'ai pas besoin de modifier rapidement un prix à minuit...
Pour nous, il est également important que nos demandes de nouvelles fonctionnalités soient prises en compte par les personnes derrière Atleta. Et si cela apporte quelque chose à d'autres clients, ils développent cette fonctionnalité. Sans frais supplémentaires d'ailleurs. Atleta est très facile à budgéter. Vous ne payez qu'un pourcentage sur les transactions financières.
Enfin, je mentionne le remboursement des tickets , cela peut arriver, notamment en période de Covid. C'est facile aussi, en un clic, c'est fait. L'administration est contente, nous aussi, et le participant aussi. Que demander de plus ? »
