Wir wollen unseren Teilnehmern ein möglichst benutzerfreundliches Anmeldemodul anbieten, dank Atleta ist das möglich!
Le Champion
Ein Interview mit Jamilla Ladoex de Fretes. Teamleiterin für Kundenkontakt und ICT bei Le Champion.
Le Champion ist heimlich einer der größten Veranstalter von Sportveranstaltungen weltweit. Jedes Jahr organisiert Le Champion 60 Veranstaltungen mit nahezu 300.000 Teilnehmern. Da Le Champion in seiner Kommunikation vor allem auf Veranstaltungen und Teilnehmer setzt, ist die Größe der Organisation in der Öffentlichkeit unbekannt.
Dies gilt natürlich nicht für den Dam tot Damloop, den TCS Amsterdam Marathon, Egmond Pier Egmond und den Zandvoort Circuit Run. Allesamt Top-Veranstaltungen mit enormer Bekanntheit und Zehntausenden von nationalen und internationalen Teilnehmern.
Nach gründlicher Vorbereitung und Neuausrichtung beschloss Le Champion vor 2 Jahren, den Umstieg auf Atleta in Kombination mit dem CRM/CMS-System One Community durchzuführen.
Jamilla begleitete den Umstieg auf Atleta und ist für den Kontakt mit Atleta und die Weiterentwicklung der Wünsche von Le Champion mit den Entwicklern von Atleta verantwortlich.
„Vor zwei Jahren beschlossen wir, uns umzusehen, ob die Registrierung unserer Teilnehmer nicht verbessert werden könnte. Diese Suche führte uns zu Atleta.“
Le Champion
„Vor 11 Jahren habe ich als Praktikant bei Le Champion angefangen und hatte das Glück, bei einer fantastischen Veranstaltung zu landen: Dem Plus-Wander-Vierdaagse von Alkmaar. Ein großes Fest, vier Tage lang die tollsten Feierlichkeiten mit ziemlich vielen logistischen Herausforderungen. Ich bin nicht mehr von Le Champion weggegangen, ein unglaublich netter Haufen Leute, die sich wie Familie anfühlen. Wir sind eine Stiftung ohne kommerzielles Ziel. Wir organisieren super schöne Ereignisse, bei denen alles um das Erlebnis der Teilnehmer geht. Ich schöpfe so viel Energie aus den Ereignissen, den glücklichen Gesichtern der Teilnehmer und der Plattform, die wir bieten, um die Menschen in Bewegung zu bringen. Enorm schön zu sehen.“
Sportler bei Le Champion
Le Champion hat sich die Umstellung von seinen bestehenden Systemen sehr gründlich überlegt. Immerhin war es keine Kleinigkeit, 60 Veranstaltungen auf ein neues Anmeldesystem in Verbindung mit One Community umzustellen, wo die Websites und das CRM laufen. Corona hat einen Strich durch alle Veranstaltungen von Le Champion nach dem 14. März 2020 gemacht. Natürlich eine Katastrophe, aber es hat gleichzeitig mehr Zeit gegeben, alle Veranstaltungen im Jahr 2021 umzustellen. Die Umstellung ist also vollzogen. Alle Veranstaltungen wurden inzwischen auf Atleta und One Community umgestellt.
„Vor zwei Jahren beschlossen wir, uns umzusehen, ob die Registrierung unserer Teilnehmer nicht besser laufen könnte. Wichtige Ziele: mehr Benutzerfreundlichkeit für die Teilnehmer und ein Backend-System, das uns administrativ entlastet. Bei dieser Suche stießen wir auf Atleta. Wir suchten einen Partner, der sich mit uns gemeinsam weiterentwickeln möchte. Die digitalen Entwicklungen stehen schließlich nicht still. Atleta hat ein junges Team, das dieselbe Philosophie vertritt. Das System befindet sich ständig in Entwicklung, auch dank unserer Beiträge und einer umfangreichen Wunschliste. Bei Atleta geht es genauso wie bei uns um den Teilnehmer, und das ist auf der Plattform deutlich erkennbar mit Funktionen, die es den Teilnehmern erleichtern, sich anzumelden und Änderungen online vorzunehmen, ohne unser Zutun.“
„Persönlich finde ich das Teilnehmer-Dashboard sehr hilfreich. Sehr praktisch für die Teilnehmer, um Dinge zu ändern oder nachzubestellen. Das entlastet unsere Support-Abteilung.“
Merkmal und Funktionen von Atleta
Mit Atleta können Sie viel mehr als nur die Anmeldung und die Zahlung abwickeln. Jeder Kunde hat seine spezifischen Anforderungen und Wünsche. Da sich Atleta speziell auf Sportveranstaltungen konzentriert, sind neue Funktionen oft auch für alle Kunden von Wert. Vielleicht nicht direkt, aber in Zukunft. Le Champion ist ein wichtiger Partner von Atleta, nicht nur in Bezug auf die Größe. Die gute Zusammenarbeit bei der Entwicklung neuer Funktionen macht die Arbeit für Le Champion effizienter und steht allen Atleta-Kunden zur Verfügung.
„Ich persönlich freue mich sehr über das Teilnehmer-Dashboard. Sehr praktisch für Teilnehmer, um Anpassungen vorzunehmen oder nachzubestellen. Das entlastet unsere Supportabteilung. Auch praktisch ist, dass sich Teilnehmer ohne Passwort einloggen, sicher natürlich über die E-Mail-Adresse, die in der Atleta-Datenbank in Verbindung mit dem Teilnehmer steht. Die Integration in unsere Verwaltung ist natürlich sehr wichtig. Durch automatische Abrechnung, Zahlungsabwicklung und das Versenden von Erinnerungen entlastet Atleta auch unsere Verwaltung erheblich im Vergleich zur Zeit vor Atleta. Top, also!”
Wir haben eine Entwicklungsliste, die organisch wächst. Innerhalb dieser Liste setzen wir die Prioritäten, die glücklicherweise immer mit denen der Atleta-Entwickler übereinstimmen. Die Zusammenarbeit mit Atleta ist wirklich angenehm. Diese Anpassungen sind kostenlos und Teil unserer Zusammenarbeit. Wir haben einen Account Manager und Ansprechpartner, mit dem wir telefonieren, whatsappen, mailen, über das Support-Ticket oder uns persönlich treffen, um größere Anpassungen vorzunehmen.
Wir organisieren lieber Veranstaltungen, als sie abzusagen. Corona hat dazu geführt, dass wir die Teilnahmegebühren von Zehntausenden Teilnehmern zurückzahlen mussten, da ihre Veranstaltung nicht stattfand. Von Atleta aus war das schnell erledigt!”
Marketing und Vertrieb
Atleta und One Community sind separate Systeme, die gemeinsam eine starke Kombination bilden, um das Marketing & den Vertrieb von Sportveranstaltungen optimal zu nutzen. Le Champion hat sich für diese Option entschieden, um ihren Marketingaktivitäten einen Boost zu verleihen und die Leistung ihrer Veranstaltungs-Websites zu steigern.
„Über Atleta melden sich alle Teilnehmer an und diese Anmeldungen erscheinen automatisch in unserem CRM-System von One Community. Unser CRM-System ist die Grundlage für die weitere Kommunikation mit den Teilnehmern. Wir wissen, ob sie an mehreren Ausgaben teilnehmen oder in der Vergangenheit teilgenommen haben. Mit E-Mails und Segmentierungstechniken passen wir die Kommunikation entsprechend an. Es ist immer gut, den Teilnehmern die Anerkennung zu geben, die sie verdienen. Man spricht einen Teilnehmer, der seit 10 Jahren dabei ist und/oder Mitglied unseres Vereins ist, anders an als einen neuen Teilnehmer. Und wir sind international, also passen wir die Sprache an die Herkunft des Teilnehmers an. Die CMS-Anwendung von One Community gab uns auch sofort die Möglichkeit, die Veranstaltungs-Websites neu im Sinne von ,mobile first' zu gestalten, um eine noch bessere Verbindung zu unserem Marketing und Vertrieb für die verschiedenen Le Champion-Veranstaltungen zu schaffen.“
Neue Entwicklung
Atleta entwickelt sich kontinuierlich weiter. Man geht davon aus, dass das System nie abgeschlossen ist. Erkenntnisse ändern sich und das Marketing erfordert eine dynamische Einstellung der Atleta-Entwickler. In den kommenden Wochen und Monaten wird es noch wesentliche Anpassungen geben, auch auf Initiative von Le Champion.
„Wir arbeiten daran, die Zuweisung von Startplätzen über Atleta zu optimieren. Ziemlich komplex, weil wir die Mitglieder, spezifische Startzeiten, Endzeiten bei den Marathons der Teilnehmer, spezifische Wettbewerbsbereiche und die Zugehörigkeit oder Nichtzugehörigkeit zu einem Business-Team berücksichtigen müssen. Atleta ist mit unserem Zeitnahme-Partner bereits weit fortgeschritten, um alles zu integrieren, ohne Exporte, um Fehler zu vermeiden. Der nächste Schritt ist die Nachhaltigkeit unserer Veranstaltungen, beispielsweise durch ausschließlich digitale Zuweisungen (QR-Codes). Bei Atleta wird hart daran gearbeitet, die Scan-Anwendung zu vervollständigen, die mit unserer Atleta-Datenbank kommuniziert. Sehr benutzerfreundlich und äußerst effizient, um den Teilnehmerfluss vor Ort zu regulieren und schnell abzuwickeln.
Bei Le Champion sind wir ziemlich zufrieden mit Atleta ;)”
